Als Assistenz (m/w/d) unterstützt Du unser
vierköpfiges Geschäftsführungsteam im Tagesgeschäft. Du koordinierst Termine, behältst wichtige Aufgaben im Blick und sorgst dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Menschen ankommen.
Dabei arbeitest Du eng mit den Geschäftsführern zusammen und bist eine wichtige Ansprechperson für Führungskräfte, Mitarbeitende sowie externe Geschäftspartner. Mit Deiner strukturierten Arbeitsweise, Deinem Fingerspitzengefühl und Deiner Verlässlichkeit trägst Du dazu bei, dass sich unser Führungsteam auf seine Aufgaben konzentrieren kann. Konkret bedeutet dies:
- Kalender vorausschauend koordinieren: Du planst und koordinierst die Termine unserer vier Geschäftsführer. Dabei behältst Du Prioritäten, Vorbereitungszeiten und Reisewege im Blick und stimmst Dich eng mit den Beteiligten ab.
- E-Mails und Themen im Blick behalten: Du unterstützt bei der Sichtung und Organisation von E-Mails, erkennst dringende Anliegen und sorgst in Abstimmung mit den Geschäftsführern dafür, dass Themen an die richtigen Stellen gelangen.
- Nachhalten und an Wichtiges erinnern: Du organisierst Wiedervorlagen, behältst vereinbarte Aufgaben und Fristen im Blick und fragst verbindlich nach, wenn Rückmeldungen oder nächste Schritte ausstehen.
- Meetings vor- und nachbereiten: Du koordinierst Besprechungen, stellst benötigte Unterlagen zusammen und unterstützt dabei, Ergebnisse und vereinbarte Maßnahmen festzuhalten und nachzuverfolgen.
- Geschäftsreisen organisieren: Du planst und buchst Reisen und sorgst dafür, dass die Geschäftsführung alle wichtigen Informationen rechtzeitig zur Hand hat.
- Ansprechpartner verbinden: Du bist eine freundliche und professionelle Anlaufstelle für Führungskräfte, Mitarbeitende, Geschäftspartner und weitere interne und externe Kontakte. Dabei kommunizierst Du verbindlich und mit Gespür für unterschiedliche Menschen und Situationen.
